Facturer. Cela vous sera indispensable pour faire rentrer de l’argent dans les caisses (bon c’est pas tout faut aussi beaucoup réclamer pour être payé). La chose peut paraitre simple mais il faut faire attention car il y a des règles sont à suivre. Notamment en matière de TVA et d’inscriptions obligatoires.

Pour ne pas être pris en faute (et c’est très couteux), quelques règles simples sont rappelées ci-dessous. Cet article est surtout dédié aux personnes préparant elle-même leurs factures, beaucoup de choses sont gérées automatiquement si vous utilisez un outil de facturation.

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La facture est-elle obligatoire ?

La réponse est oui ( que ce soit pour des biens ou des services). Quelques règles qu’il faut suivre :

  • Pour faire une facture, il faut avoir un numéro SIRET
  • Si vous êtes un particulier vous ne pouvez pas facturer mais vous devez faire des notes
  • Si vous êtes une profession libérale, vous faites alors des notes d’honoraires (qui sont comme des factures mais qui rentrent dans les déclarations DAS2 ( et qui DAS2 dis bonheur déclaratif).

Quelles sont les règles de base à connaitre ?

Il y a quelques principes de bases à avoir en tête mais deux qui sont vraiment fondamentales :

  • Pouvoir remonter de la facture au service ou bien rendu
  • Pourvoir justifier de l’intégralité des factures émises, comptabilisées et déclarées.

Un dernier (pour la route) : respecter les mentions obligatoires.

En effet, lors d’un contrôle fiscal, l’inspecteur va chercher à valider la cohérence de votre activité (à partir d’indices tels que les achats, etc.) et des factures émises et comptabilisées (oui il cherche s’il y a du « black »). Deux choses sont nécessaires : pouvoir prouver que toutes les factures se suivent et sont comptabilisées et pouvoir faire le lien entre un service rendu (ou bien livré) et une facture.

Comment les envoyer et combien les conserver ?

Vous pouvez les préparer manuellement sous word mais envoyez les sous format PDF (si jamais votre fournisseur les modifie de son côté cela créé une suspicion de fraude). Il est également préférable de pouvoir tracer leur envoi. Vous pouvez vous servir de plateforme de signature electronique qui permettent de sécuriser et marquer l’envoi (ce qui n’est pas le cas avec des envois par mail). Vous pouvez utiliser un facturier (cahier prénuméroté mais c’est plutôt utilisé dans les ventes en boutiques).
Pour la conservation : 10 ans pour respecter l’ensemble des demandes (code commerce et règle fiscale).

Quelles sont les mentions obligatoires

Elles sont nombreuses. Mais de manière simplifiée, on peut dire qu’elles doivent préciser : qui, à qui, pourquoi, combien (et à quel taux de TVA) et comment :

  • l’identité du professionnel et du client,
  • le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et du client lorsqu’il auto-liquide la TVA (opération réalisée à l’étranger),
  • la date d’émission de la facture,
  • le numéro de la facture,
  • la date de la vente ou de la prestation de services,
  • la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus,
  • les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération,
  • le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de service en cas de taux différents),
  • le montant total de la TVA,
  • le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC),
  • les conditions de règlement,
  • les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
  • le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement,
  • le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.

Faites notamment très attention à la partie TVA, en cas d’erreur l’administration va sortir du montant facturé la part à lui reverser (c’est douloureux).

Comment numéroter ses factures

Deux points clés à suivre : séquentialité et continuité.

  • Vous pouvez définir vos chronos comme vous le souhaitez (unique, par type de client, etc.) et avec un format de type Journal-Index
  • Par contre la numérotation pour chaque chrono doit être unique, continue et sans trou pour l’exercice (je ne me répèterai jamais assez sur l’importance de respecter ces éléments).

S’il y a des trous dans votre numérotation des factures, l’inspecteur peut rejeter la comptabilité. Il faut donc proscrire les compteurs remis à 0 tous les mois ou pire tous les jours (là c’est une déclaration de guerre). Donc normalement vos factures doivent être émises chronologiquement en cohérence avec leur numérotation.

Si vous faites une erreur et que la facture est envoyée faite un avoir et une nouvelle facture. Si lors d’une vérification l’inspecteur trouve plusieurs factures avec des montants différents il pourrait craindre une double comptabilité (mais oui ça arrive). Il y a également le risque que vos fournisseurs passent plusieurs fois la même facture et déduisent plusieurs fois la TVA (oui votre facture sert à déduire la TVA pour vos prestataires).