Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

Vous démarrez une activité. Vous devrez émettre des factures. Les échanges passent de plus en plus sous forme électronique. La dématérialisation se sont toutes les contraintes à contraintes pour gérer le traitement et la conservation des factures émises et reçues. Toute une règlementation est déjà en place dessus. En effet le sujet est en discussion depuis un moment et la réglementation est en mouvement au niveau européen.

Les factures vont maintenant être dématérialisée pour les marchés publics (elles passent par la plateforme ChorusPro) et la facturation deviendra obligatoire pour 2025.

Ce qu’on ne sait pas toujours c’est que depuis 2020 toutes les entreprises sont obligées d’accepter la facturation électronique. L’émission elle deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises.
3 options de dématérialisation sont possibles :

• Documents PDF simples et avoir une piste d’audit fiable. Cette approche d’ailleurs concerne toutes les entreprises et les factures papiers
• Les échanges EDI. C’est un échange direct de fichiers de données entre le client et le fournisseur. Nous laisserons cette voie de côté dans cet article.
• Document PDF signé électroniquement. La piste d’audit fiable (sous forme de document) n’est pas nécessaire mais le certificat doit être qualifié.

Qu’est que la piste d’audit fiable

C’est un document que toutes les entreprises sont en fait tenu d’avoir. Toute entreprise pouvoir documenter comment la facturation est gérée et contrôlée (partie importante). Comment peut-on remonter d’une facture émise au bien (ou service correspondant) et inversement. En gros si l’inspecteur vous montre une facture, il doit pouvoir remonter toute la chaine correspondante commande client -> Livraison du bien -> Facture client). C’est ainsi pouvoir démontrer la réalité de la facture et de la prestation (ou du bien) livrée. En gros c’est documenter qu’on ne facture pas n’importe comment sans lien avec l’activité.

Factures fournisseurs : Comment les traiter

Vous recevez une facture : que faire pour la dématérialiser ? Non ce n’est pas simplement la scanner (on peut appeler cette phase la numérisation). Le problème est en fait : quelles sont les contraintes pour qu’une numérisation deviennent de la dématérialisation ? Trois possibilités.

• Copie couleur, en PDF (ou PDF A-3) et sans perte d’information (bref le document électronique doit reproduire nettement la facture dans son ensemble – attention aux feuilles pliées ou aux numérisations trop faibles). Votre documentation doit décrire le process et les contrôles.
• Pour que le PDF ait une signature électronique, il faut une solution technique spéciale ou passer par un prestataire externe qualifié (plateforme électronique vous permettant de mettre un tampon électronique. Par exemple les plateformes de signature électronique).
• Les opérations doivent être documentées.

De manière globale vous avez tout intérêt à numériser les factures reçues, et si vous n’avez pas de problème de place, les stocker quelque part durant 10 ans (délai de conservation). La numérisation vous facilitera le traitement et offre une sécurité complémentaire si l’original se perd (par exemple sur les tickets de caisse l’encre disparait rapidement). Les plateformes de numérisations vous permettent également de conserver les documents numérisés et apporteront la signature.

Factures émises : comment faire

Dans ce cas, il faut séparer la préparation de la facture (vous pouvez la faire sur Word ou utiliser un logiciel de facturation) de son émission. Dans tous les cas pensez à respecter les éléments indispensables. Surtout faites attention à respecter la numérotation des chronos (l’inspecteur fiscal n’aime pas les trous dans les séquences signe potentiel de factures « au black »).

Une fois le document préparé, l’entreprise va le sauvegarder (si vous produisez votre facture sous Word) et l’envoyer par courrier après impression ou envoyer le fichier (PDF ou pire Word) par mail. Si vous passez par un logiciel de facturation, le logiciel va sauvegarder la facture et vous permettre son impression.
Si vous envoyez un PDF vous retombez sur le premier cas décrit pour les factures entrantes. Pour sécuriser le process (et passer au troisième cas) passez par une plateforme de signature électronique pour émettre le document au client. Vous figez ainsi la facture envoyée avec une signature électronique. Ce n’est pas beaucoup plus contraignant qu’envoyer par mail et ça permet de répondre aux exigences de l’administration.

En conclusion

Je n’ai pas abordé dans cet article le traitement des fichiers structurés EDI (il faut passer par des logiciels spéciaux et pour l’instant ce sont les grandes entreprises qui ont ce genre d’infrastructure en place). La facturation électronique est un sujet à traiter. Les premières étapes décrites ci-dessus peuvent facilement déjà être mises en place facilement et intégrées dans vos process de traitement et offrir ainsi une meilleure sécurité.

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