Tenir sa comptabilité d’engagement

Cet article est pour les comptabilités d’engagement (plus complexe). Nous en ferons un autre sur la tenue des comptabilités en dépense recette (ou comptabilité de trésorerie). De manière simplifiée une comptabilité d’engagement est plus longue et complexe à tenir mais fournit une information de meilleure qualité. Elle est obligatoire en fonction du type de société ou de votre chiffre d’affaire.

 

Cet article n’a pas vocation bien sûr à être un cours sur la comptabilité (trop long et trop aride), mais plutôt à vous donner quelques « trucs et astuces » pour bien tenir votre comptabilité d’engagement. « Trucs » appliqués dans les cabinets mais qui seront utiles pour les entreprises (ou entrepreneurs) qui veulent tenir eux-mêmes leur comptabilité. La comptabilité est avant tout une discipline austère appliquée chaque jour (oui c’est une explication sur le profil des gens qui l’exercent !). 

 

Quelques règles simples

Si vous n’avez pas rebroussé chemin dans la lecture de cet article, c’est que vous tenez vous-même votre comptabilité. Les conseils ci-dessous sont basés sur mon expérience tant comme expert-comptable que comme responsable de production comptable en entreprise.

 

  • Saisissez votre comptabilité mensuellement.

La tenue des comptes doit se faire tous les mois. Saisissez vos pièces et intégrez vos écritures bancaires. Faites vos lettrages et identifiez les pièces manquantes. Évitez les chocs de fin d’année. Il est alors impossible de retrouver les éléments manquants. Un montant sur un compte bancaire sans pièce justificative est très difficile à retrouver 1 an plus tard. Alors qu’une ou deux semaines après c’est une autre histoire…plus amusante.

 

  • Faites attention au lettrage

Un compte non lettré n’est pas un compte suivi. La plupart des problèmes qui apparaissent n’ont pas été vus plus tôt à cause de lettrage incorrect (l’exemple type : lettrer un règlement fournisseur avec une facture ultérieure, c’est en général le signe d’une facture manquante). Tous les comptes de bilan doivent être lettrés (d’une façon ou d’une autre). De manière simplifiée : il faut toujours être capable d’expliquer le solde d’un compte (notamment en cas de contrôle fiscal). Sans lettrage c’est impossible. Évitez les comptes de bilan avec des écritures qui s’amoncellent… Vous serez surpris du nombre de problèmes qui remontent sur un compte que l’on pensait propre et que l’on commence à lettrer…

 

  • Les libellés des écritures sont critiques

C’est une consœur qui me l’a fait remarquer. On n’y porte pas d’attention et pourtant le plus important dans une écriture c’est le libellé. Avec son tryptique d’or : quoi / quand / avec qui. En lisant le libellé on doit savoir de quelle pièce il s’agit. Si les libellés sont corrects, les révisions comptables sont facilitées. Il est alors très facile d’identifier des écritures manquantes ou mal comptabilisées. Faites attention aux outils de dématérialisation, vous y gagnez en vitesse mais y perdez en documentation. Attention aux comptes avec des écritures périodiques (loyer, abonnement, etc) : le libellé est alors critique.

 

  • Documentez, encore et toujours.

Une écriture saisie dans votre logiciel est une pièce accolée. Les comptables sont des gens simples avec des règles simples. Enregistrez une pièce justificative avec chaque écriture comptable. Toujours. Sans exception. Notamment pour les écritures de correction, réallocation etc. Documentez pourquoi l’écriture et d’où viennent les montants comptabilisés (on appelle cela la piste d’audit). 1 ou 2 ans après, il est impossible de reconstituer ou d’expliquer ces montants s’ils n’ont pas été documentés. Et les problèmes les plus graves viennent plus souvent d’écritures d’OD passées sans aucune explication. Une écriture, une pièce. Faites-en un mantra (oui le comptable est obsédé).

 

  • Archivez et rangez les pièces originales

Nous parlons ici des factures, avis d’impôts etc. Vous pouvez également dématérialiser les pièces, mais attention des contraintes techniques existent pour que cela soit acceptable (numériser n’est pas dématérialiser : scanner en PDF n’est pas suffisant). De manière synthétique en regardant une pièce vous devez savoir si elle a été comptabilisée et retrouver l’écriture comptable (et inversement). Le principe des journaux et numéro de pièce n’est pas autre chose qu’un système de rangement. De manière simple : un journal comptable = un classeur pour ranger les pièces originales. Rangez les pièces dans vos classeurs en suivant les numéros de pièces. Une pièce doit être scannée, comptabilisée et tamponnée (avec le numéro comptable correspondant) avant d’être rangée dans le classeur. Faites des blocs mensuels (cf. pont 1).

 

En conclusion

De manière simple, la principale contrainte pour tenir une comptabilité n’est pas l’aspect technique. C’est prendre le temps et avoir la discipline nécessaire. Si vous laissez glisser les choses, nul ne vous rattrapera et le rattrapage vous coûtera cher ! Les comptabilités en jachère sont difficilement rattrapables. L’un des rôles clés de l’expert-comptable, c’est cet accompagnement au jour le jour.